こんにちは、インフラサービスチームの吉野です。
今回は“アウトプット”いうキーワードで、私が思うことを少しお話したいと思います。

私が意識するアウトプット
アウトプットはインプットした情報や知識を何か別の形で出力することです。
そしてこれは自身に知識を定着するために必要なルーティンであると、習ったことがある方も
いらっしゃるでしょう。
聞いた話をメモに取る、という作業もその一例と言えるでしょう。
私もこれについて異論はないのですが、私が常に意識しているアウトプットとは少し違います。
私はアウトプットとしてただ外に出力するだけではなく、“関係する人”に対し“すぐに”出力することを心がけています。

なぜ私はこのアウトプットを意識しているのか
では、なぜ私がこれを意識しているかをお話しします。
ざっくりいうと、「仕事をスムーズに進めるため」です。
みなさまもそうだと思いますが、私の仕事の中で、一人だけで行う仕事、というのはあまり多くありません。
基本的には数人のチームで、発生したタスクに対し、それぞれ役割や担当を決めながら進めて行くような形をとっています。
ただし、その中で情報をチーム内に発信しないとどうなるでしょうか。
「重要な情報が共有されず、トラブル発生の要因になり得る。」、「タスクの進捗がわからないため、次のアクションが起こすことができない。」、「トラブルやタスクが発生しても気づけず、迅速に対処できない。」、「タスクの適切な分配ができず、業務量の偏りが出てしまう。」など、仕事を複数人で進める上でメリットがありません。
また、情報が迅速に共有されないと、例えばトラブルとなりそうな情報を一人が手に入れたとしても、それが表層化するまでその他の関係者は気づくことができません。
また、時間が経つにつれて忘れてしまうこともありますので、正しい情報が共有できなかったり、そもそも共有することを忘れてしまうこともあります。
こうなると、常に後手後手の対処しかできなくなり、それが積もり積もることで、他の業務にも支障が出てしまいます。
ですので、上記のようなことを避けるため、私は業務の優先度に影響を与えそうな情報や、トラブルとなりそうな情報は、特に優先して、すぐにチームメンバーに共有することや、チーム全員が見れるタスクボードや、定期的なミーティングを行うことで、情報共有が漏れなく、素早く行える環境を用意するように心がけています。

最後に
仕事のやり方は人それぞれのため、チームで一つのプロジェクトを進めていく、というのは簡単なことではありません。
ただし、コミュニケーションを密に取る、ということは誰にでも共通して大事なことであると思っています。
どのようなやり方が最善なのかはそのチームごとに違うと思いますが、何かルールをひとつでも決めるとスムーズに業務が進められるようになるかもしれませんね。

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